Free Trial

Language switcher

–Hidden comment

Use attributes in format region_from and region_to= to change the languages showing in language switcher.
Available regions are:
europe_from europe_to
asia_from asia_to
mideast_from mideast_to
america_from america_to

Example:
europe_from=0 europe_to=22 will put all languages (ordered in language switcher settings) from 1 to 21 to Europe region:
asia_from=22 asia_to=25 will put all languages from 23 to 24 (so only 2) into Asia region.

VoIP puhelun nauhoitus

Mitä on VoIP puhelun nauhoitus?

VoIP puhelun nauhoitus tarkoittaa yksinkertaisesti tallenteen luomista VoIP puhelusta. Tallenne voi olla esimerkiksi MP3-audio formaatissa. Voit käyttää esim. Rev.com palvelua puhelintallenteen tekstiksi muuttamiseen.

On kaksi tapaa lähestyä VoIP (Voice over Internet Protocol) puhelun nauhoitusta riippuen valitusta VoIP teknologiasta ja yrityksen käytännöstä riippuen.

Manuaalinen VoIP puhelun nauhoitus

Manuaalinen lähestymistapa tarkoittaa, että työntekijä voi valita tallentaako hän puhelun vai ei käyttämällä tallennuspainiketta mikäli hän päättää nauhoittaa puhelun. Tämä vaihtoehto on hyvä lähestymistapa mikäli haluat kysyä lupaa puhelun nauhoitukseen erikseen ennen jokaista puhelua.

Automaattinen puhelun tallennus

Osa yrityksistä päättää nauhoittaa kaikki puhelut (tarkoittaa molempia, sekä sisääntulevia että uloslähteviä puheluita). Asiakkaille tästä ilmoitetaan valmiilla nauhoitteella puhelun alussa, missä ilmoitetaan että kaikki puhelut nauhoitetaan asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Esimiehet ja johtajat voivat käyttää automaattisesti tallennettua puhelua asiakkaan kanssa olevan kiistan ratkaisemiseksi.

Miten toteuttaa VoIP puhelun nauhoitus?

VoIP puhelun nauhoituksen käyttöönotto riippuu järjestelmästä mitä käytätte. Käytä seuraavia askeleita päästäksesi alkuun.

  • Määrittäkää teidän VoIP puheluiden nauhoitukseen liittyvät tarpeet

Puhelun nauhoitus käyttää digitaalista tallennustilaa ja osa asiakkaista ei välttämättä halua suostua puhelun nauhoittamiseen. Tästä johtuen, on oleellista määrittää milloin, miten ja missä tilanteessa puhelu nauhoitetaan.

  • Vertaile puhelun nauhoituksen ominaisuuksia eri VoIP alustoilla

Seuraava askel on tarkistaa tietyt saatavilla olevat ominaisuudet eri VoIP alustojen kesken. Esimerkiksi, jos on tarpeen nauhoittaa suuri määrä puheluita, tarkista mitkä VoIP alustat tukevat suuren puhelumäärän nauhoitusta ja minkä verran tämä maksaa teidän yrityksellenne.

  • Varmista yhteensopivuus kannettavan tietokoneen kanssa

Useimmat VoIP -palveluntarjoajat mahdollistavat puhelun nauhoituksen käyttämisen myös kannettavien laitteiden osalta.

  • Tarkasta onko laitteesi yhteensopiva

Ota yhteyttä VoIP palveluntarjoajaan tarkastaaksesi tukeeko heidän alusta kannettavia laitteita. Esimerkiksi, mikäli työntekijät käyttävät mielellään Android-laitteita, on hyvä tarkistaa tukeeko palveluntarjoajan alusta käyttöä Android-laitteilla. VoIP alustan laadun varmistamiseksi, on hyvä tarkistaa mitä mieltä muut saman palvelun käyttäjät ovat tämän palveluntarjoajan ratkaisusta.

  • VoIP puhelun nauhoituksen toteuttaminen

Tässä vaiheessa tulee tarkistaa tallennusratkaisun äänenlaatu. Äänenlaadun varmistamiseksi on suositeltavaa suorittaa useampi asiakaspalvelutilannetta vastaava testipuhelu eli soittaa yritykseen (sisääntuleva puhelu). Samoin, on suositeltavaa tarkistaa että myös uloslähtevän puhelun nauhoitus toimii oikein.

No limit on the number of recordings

LiveAgent offers unlimited call recordings that can be safely stored in your account.

Learn more

Voidaanko puhelua yrityksen kanssa nauhoittaa?

Ennen kuin käytät puhelun nauhoitusta, on hyvä muistaa muutama sääntö.

  • Kaikkien osapuolten suostumus puhelun nauhoitukseen

HubSpotin mukaan, kolmetoista USA:n osavaltiota mukaanlukien California, Connecticut, Delaware, Florida, and Montana, vaativat kaikkien osapuolten suostumusta puhelun nauhoittamiseksi. Mikäli soitot suuntautuvat pääasiassa Yhdysvalloissa asuville henkilöille, tulee vamistaa kaikilta osapuolilta että saadaanko puhelu nauhoittaa. Kaikkien osapuolten hyävksyntä tulee varmistaa myös monissa maissa USA:n ulkopuolella kuten Kanada, Saksa ja myös muu Eurooppa.

  • Yhden osapuolen suostumus

Osa USA:n osavaltiosta kuten Alabama, Alaska, ja Colorado sallivat puhelun nauhoituksen yhden osapuolen suostumuksen perusteella.

Nyrkkisääntönä on hyvä pitää luvan kysymistä ennen puhelinkeskustelun nauhoitusta. Puhelun nauhoittaminen ilman lupaa voi vahingoittaa yrityksen ja sen asiakaspalvelun laadun mainetta.

Täytyykö asiakkaille kertoa, että puhelut nauhoitetaan?

Jokaisella yrityksellä on oma lähestymistapansa asiakkaiden odotusten täyttämiseen puhelun nauhoitukseen liittyen. Pääsääntöisesti tähän on kaksi lähestymistapaa.

Sisääntulevan puhelun alussa IVR-menuun tallennettu nauhoite kertoo asiakkaalle että kaikki puhelut nauhoitetaan asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Ilmoittamalla tämän tiedon jokaisen puhelun alussa asiakas on aina nauhoituksesta tietoinen.

  • Ilmoitus ennen puhelua

Vaihtoehtoinen lähestymistapa on pyytää asiakaspalvelun ja myynninnedustajien työntekijöitä kysymään lupaa puhelun nauhoitukseen jokaiselle puhelulle erikseen.

  • Luvan pyytäminen

Pääsyn hallinta nauhoituksiin on merkittävä tekijä, mikäli puheluja nauhoitetaan useiden tarkoitusten varalta (esim. henkilöstön koulutus ja tieto markkinointia varten). Asiakaspuhelut sisältävät usein arkaluontoista tietoa kuten asiakkaan nimi, osoite ja puhelinnumero tai luottokorttitietoja. On syytä huomioida VoIP tallenuksen sisältämän datan suojaus salasanalla ja muulla tarvittavalla turvallisuusjärjestelyllä.

VoIP puhelun nauhoituksen hyödyt yrityksille

VoIP puhelun nauhoituksesta on monia saavutettavia hyötyjä. Tässä kohtaa käymme läpi kaikkein yleisimmät ja merkittävimmät hyödyt.

Koulutustarkoitukset

Nauhoittamalla puhelussa esiintyvän kiistan asiakkaan kanssa saat todellista koulutusaineistoa työntekijöille. Asiakaspalvelun edustajan puhelun nauhoittaminen voi tuoda arvokasta lisätietoa siitä miten ratkaista ongelmia. Näistä tiedoista on monesti apua myös myyntiedustajien koulutuksessa.

Myyntinäkökulmat

Jokainen puhelu yrityksesi myyntiedustajan kanssa voi olla täynnä asiakkaan tarinoita ja toiminnallisia näkökulmia. Esimerkiksi, voit huomata että viittaamalla tiettyihin aiemman keskustelun yksityiskohtiin on helpompi saavuttaa positiivinen asiakaskokemus. Käytä asiakkuuksien hallintaa eli CRM-työkalua jokaisen puhelun jälkeen näkökulmien, asiakashistorian, muiden mahdollisten tilaisuuksien ja tämän hetken tilanteen tallentamiseen.

Markkinointinäkökulmat

Markkinointitiimi ei välttämättä tapaa varsinaisia asiakkaita kovin usein. Tästä johtuen, on hyvä sallia markkinointitiimille pääsy puhelu nauhoituksiin, jotta he voivat kohdistaa markkinoinnin asiakkaiden yksityiskohtaiseen palautteeseen perustuen.

Puhelu nauhoitusten käyttäminen osana nykyistä koulutus ja valmennusohjelmaa on erinomainen työkalu. Muutaman puhelun arviointi on ensiarvoisen tärkeää kun esimies arvioi asiakaspalveluedustajan toimintaa. Mikäli paljastuu merkittäviä ongelmia voit järjestää lisäkoulutusta, kuten pyytää kyseistä edustajaa lataamaan ja kuuntelemaan muutaman nauhoiteutun puhelun joissa asiakastyytyväisyys on korkealla tasolla.

Choose a VoIP partner

LiveAgent currently hosts over 50 integrations with leading VoIP providers.

Learn more

Miten voin estää puheluni nauhoittamisen?

VoIP puhelun tallenus tuo monia etuja, mutta kaikki asiakkaat eivät pidä heidän puheluidensa tallentamisesta. Tästä johtuen joustavuus VoIP ratkaisussa on ensiarvoisen tärkeää. Ennen kuin valitset VoIP palveluntarjoajan ja ostat heiltä palvelun, tarkasta nämä seuraavat ominaisuudet.

Automaattisen puhelun nauhoituksen poiskytkentä

Osa VoIP alustan toimittajista antaa mahdollisuuden kytkeä automaattinen puhelun tallennus pois päältä. Nauhoitetut puhelut ovat arvokkaita, mutta yrityksen ja asiakaspalvelun maine on tärkeämpää. Mikäli asiakas pyytää nauhoituksen keskeytystä, on hyvä tähdätä asiakkaan pyynnön toteuttamiseen.

Tarjoa vaihtoehtoa

Mikäli asiakas epäröi puhelun tallentamista on hyvä tarjota vaihtoehtoja. Asiakaspalvelun tai myynnin edustajaa voidaan esimerkiksi ohjeistaa suosittelemaan asiakkaalle chat-palvelun käyttöä tai yhteydenottoa sähköpostilla.

Aktiivisen VoIP tallenteen joustavuus

Aktiivinen VoIP puhelun nauhoitus sisältää audiotallenteen luomisen ja säilyttämisen. Tarkasta onko tämä ominaisuus mahdollista kytkeä pois päältä.

Viimeisenä, voit kieltäytyä osallistumasta puheluun mikäli et nauhoita sitä. Useimmat yritykset ovat motivoituneita pitämään yllä korkeaa asiakastyytyväisyyden tasoa. Mikäli ajatus puhelun tallentamisesta tuntuu epämiellyttävältä niin kannattaa tarkistaa voiko yritys auttaa sinua eri tavalla kuten esim. sähköpostin välityksellä.

All-in-one customer software

Sign up for a free 14-day trial and discover all that LiveAgent has to offer.

Let's go

FAQ

Mitä on VoIP puhelun nauhoitus?

VoIP puhelun nauhoitus on yrityksen puhelujen nauhoittamista, joissain tapauksissa myös neuvottelupuhelujen nauhoittamista, yrityksen suorituskyvyn parantamiseksi. Voit käyttää nauhoitettuja puheluja esimerkiksi asiakkaan kanssa olevan kiistan ratkaisemiseen ja parantaaksesi asiakaspalveluedustajan toimintaa ja muita puheluita.

Miten VoIP puhelun nauhoitus toteutetaan?

Tarkemmat vaiheet VoIP puhelin nauhoituksen käyttöön ottamiseksi riippuvat VoIP palvelun tarjoajasta, mikä teillä on käytössä. Voit esimerkiksi valita tallennatko tietyt sisääntulevat puhelut vai tallennetaanko automaattisesti kaikki yritykseenne tulevat puhelut.

Voitko nauhoittaa puhelun yrityksen kanssa?

Yhdysvallat ja monet muut maat maailmanlaajuisesti sallivat puhelujen nauhoituksen VoIP puhelun nauhoitus ohjelmistolla. Varmistathan kuitenkin, että pyydät luvan aina ennen puhelun nauhoittamista.

Täytyykö asiakkaille kertoa, että puhelut nauhoitetaan?

On suositeltavaa ilmoittaa asiakkaille että kaikki yritykseenne soitetut puhelut nauhoitetaan. Lainopillisissa kysymyksissä suosittelemme kysymään neuvoa lakimieheltä.

Mitä ovat VoIP puhelun nauhoituksen hyödyt yrityksille?

VoIP puhelujen nauhoituksesta on paljon hyötyä. Esimerkiksi myyntiedustajien koulutuksessa ja markkinointikampanjoissa voidaan käyttää nauhoitetuista puheluista saatua tietoa asiakastarinoista ja -kokemuksista. Nauhoitetut puhelut ovat tärkeä osa asiakaspalveluedustajien koulutusta.

Miten estän puheluni nauhoittamisen?

Aloita pyytämällä yritystä lopettamaan puhelun nauhoitus. Mikäli yritys vaatii puhelun tallentamista, niin siinä tapauksessa kannattaa harkita puhelun lopettamista. Tässä tilanteessa voi olla parempi ottaa yhteyttä yritykseen henkilökohtaisesti liikkeessä asioimalla tai sähköpostilla.

Back to Glossary Create account for FREE

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.